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Movimento estratégico: como foi criado o setor de planejamento do Tribunal de Contas de Minas Gerais

24/07/2019

foto: pixabay.com, marcada para uso livre

Criar um plano para alcançar um objetivo. Esse é o significado do verbo planejar encontrado em muitos artigos da área de Administração. Entretanto, o planejamento pode abranger muitas outras áreas assumindo um caráter multidisciplinar e revelando o quanto está ligado às nossas ações diárias. Por exemplo, um trabalhador que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu cotidiano demonstra um interesse em prever e organizar ações e processos que vão acontecer a longo prazo, aumentando a sua racionalidade e eficácia. Em empresas e organizações isso é fundamental. No ambiente corporativo, quando um planejamento estratégico é feito e compartilhado, a equipe é envolvida para que ele seja concretizado. É estabelecido então um plano de ação para que seja colocado em prática. A partir daí, são feitas as reavaliações do processo periodicamente para garantir o êxito do plano.

A partir desse pensamento, foi criado o setor de Planejamento no Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCEMG) nos idos de 2003. A gestão era do saudoso conselheiro Simão Pedro (2003-2004) e o objetivo inicial e urgente na ocasião era estabelecer ações estratégicas para reduzir o estoque processual de aposentadorias. Os servidores a darem o pontapé inicial foram Glória Maria de Miranda, Heloisa Helena Nascimento Rocha, José Geraldo de Carvalho e Maria José Mourão, com o apoio do presidente da Casa à época. Com isso, nascia o Núcleo de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional do TCE, institucionalizado por meio da Portaria da Presidência número 46/2003, após aprovação em sessão plenária.

O servidor José Geraldo explica que esses servidores sugeriram a criação de um núcleo de planejamento no TCE naquele ano. “A cada presidente trocava-se tudo, não tinha muita continuidade das ações”, contou.

José Geraldo

Como a servidora Maria José Mourão estava fazendo um curso de Gestão Estratégica na Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), ela pôde agregar os seus conhecimentos à proposta de criar o setor de planejamento. “Começamos a pesquisar como era o planejamento em outros tribunais de contas; poucos tinham e alertamos sobre a necessidade e importância de se ter uma consultoria nesse sentido”, contou. Assim, o TCE contratou os serviços de consultoria da Fundação de Desenvolvimento Gerencial (FDG) para auxiliar no processo. “Trabalhamos um ano na formulação do setor e também para desdobrar as atividades”, explicou Maria José.

Regulamentação

Maria José

O primeiro plano estratégico do Tribunal foi traçado para vigorar de 2004 a 2008. Na ocasião, também foi estabelecida a identidade organizacional, a missão, a visão e os valores do TCEMG, além dos objetivos e ações estratégicas a serem cumpridas no período. Foram os primeiros objetivos estratégicos do TCEMG: fornecer serviços com qualidade e tempestividade, aprimorar os resultados institucionais, conferir maior celeridade à tramitação processual, ser conhecido e reconhecido pela sociedade e otimizar a relação custo/benefício do Tribunal de Contas.

Benefícios do planejamento

O servidor José Geraldo defende que o planejamento estratégico é fundamental para as boas gestões na Casa.“Com o planejamento estratégico, ao entrar um novo presidente, ele já tem um norte a seguir. No período de vigência do plano, o TCE vai se organizando nas áreas financeira e de recursos humanos e isso, a longo prazo, faz com que alcancemos resultados melhores. A evolução do Tribunal de Contas com o planejamento é fantástica”, sintetizou.

Maria José conta que, quando o planejamento surgiu, as reuniões estratégicas eram realizadas com a presença do presidente. “A gente sempre fazia os fechamentos com o presidente, colocávamos ele a par de tudo”, afirmou a servidora, que tem mais de quarenta anos de experiência no Tribunal.“Fazemos o papel de consultores internos. Os gestores elaboram suas metas e objetivos e nós as alinhamos com os do Tribunal. O nosso papel hoje é de auxiliar”, explicou Maria José.

O segundo plano estratégico do TCEMG vigorou de 2010 a 2014 e foi criado pela Resolução número 1/2010, também após aprovação na sessão plenária. Atualmente, o plano que vigora na Casa é o de 2015 a 2020, que é o terceiro plano estratégico.

Na linha do tempo, a antiga Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional tornou-se a Diretoria de Gestão Estratégica e Inovação, por meio da Resolução número 8/2017. A norma disciplina o sistema de planejamento e gestão estratégica do TCE.

Alexandre LimaPara o atual diretor da área, Alexandre Lima, o Planejamento Estratégico norteia a ação dos gestores e faz com que a instituição “não fique só operando, permitindo antever e agir em prol de melhorias constantes com vistas a melhor atingir sua missão constitucional - sempre em benefício da sociedade, que é quem paga a conta”, explicou. “O planejamento também promove uma administração institucionalizada, corporativa e não personalizada e desempenha papel fundamental na definição de prioridades e alocação de recursos, financeiros e humanos, cada vez mais escassos”, ponderou o diretor.

Planejamento Estratégico da atual gestão

Flávia ÁvilaA coordenadora do Escritório de Planejamento Estratégico, Flávia Ávila Teixeira, lembrou que o Diário Oficial de Contas (DOC), a reestruturação do Plano de Carreira dos servidores, a revisão do regimento interno (em 2008) e a criação da Coordenadoria de Débito e Multa surgiram das discussões durante a formulação do plano estratégico, assim como os projetos para sua implementação.

A coordenadora conta que dentre os projetos previstos para o biênio 2019/2020 estão o de Receitas Públicas Municipais, o Sob Controle e o Programa Tribunal Digital.

O projeto Receitas tem como objetivo desenvolver um programa de acompanhamento e fiscalização das receitas públicas dos municípios, atuando para promover o alcance de resultados tributários mais eficientes nos próximos exercícios. Já o projeto Sob Controle visa promover o fortalecimento do controle interno dos jurisdicionados, aprimorando a gestão pública municipal. Além deles, o programa Tribunal digital busca envolver os vários projetos do TCE com o objetivo de dotar o Tribunal do “instrumental tecnológico, normativo e operacional que permita a informatização, a agilização e melhoria qualitativa de seus processos de trabalho finalístico”.

Flávia Ávila explica que a equipe de formulação dos planos estratégicos é formada pelos diretores, superintendentes, assessores e chefes de gabinetes. Também são realizadas pesquisas com os servidores pela intranet.“Para a próxima formulação, pretendemos envolver ainda mais a Casa, chamando os coordenadores para a discutirem as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças para o trabalho do TCE, realizando pesquisas com os servidores em geral, fazendo campanha de divulgação contando a história do planejamento estratégico e realizando ações de capacitação em conjunto com a Escola de Contas.

Além disso, pretendemos envolver fortemente os conselheiros do tribunal, que são os responsáveis, em última análise, pela gestão da Casa, e toda a equipe de gestores por meio de seminários, palestras, reuniões de imersão e discussão dos cenários interno e externo, e construção dos objetivos e indicadores estratégicos”, explicou a coordenadora.

O diretor da área estratégica, Alexandre Lima, disse que o projeto de construção do próximo Plano Estratégico, que irá nortear as próximas três gestões do TCE abrangendo o período de 2021 a 2026, é um projeto de grande relevância para o Tribunal. Além disso, a implantação – ainda esse ano - do sistema TCSIC é um outro projeto relevante. De acordo com ele, o sistema irá dotar a instituição de um avançado sistema de medição e monitoramento de custos.


Redação: Karina Camargos Coutinho | Coordenadoria de Jornalismo e Redação

Clique aqui para ler essa matéria na edição nº 38 da Revista Contas de Minas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais