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Tribunal microfilma processos e descarta mais de três toneladas de papel

10/12/2013

Júlio César Queiroz - Coordenador de Arquivo Geral e Joelma de Oliveira - Assessora de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional, ambos são membros do GPAD e do Conselho Estadual de Arquivos. Foto: Karina Camargos Coutinho

A Coordenadoria de Arquivo Geral enviará para fragmentação cerca de 3,3 toneladas de papel resultantes da eliminação de 30.800 processos com apreciação pelo Tribunal de Contas para fins de registro - pensões, aposentadorias e reformas – regulares e arquivados entres os anos de 1998 a 2006.

A eliminação foi aprovada pelo Grupo Permanente de Avaliação de Documentos - GPAD e publicada no Diário Oficial de Contas (D.O.C.) de 11/11/2013, após a microfilmagem dos processos, procedimento que consiste na produção de imagens fotográficas dos documentos, em formato altamente reduzido, com o objetivo de racionalizar e aproveitar melhor o espaço físico.

Todo o procedimento de microfilmagem foi executado conforme a Lei Federal 5433/68 e o Decreto 1.799/96, que regulamentam a microfilmagem de documentos oficiais e autorizam a eliminação dos originais em papel, substituídos por sua imagem em microfilme. A Resolução Nº 05/2003, instituída no âmbito deste Tribunal, também autoriza a eliminação de processos dessa natureza, arquivados a mais de cinco anos e após a devida microfilmagem.

Foto: Karina Camargos Coutinho

Com a eliminação dos documentos a Coordenadoria de Arquivo Geral irá obter mais espaço para receber os processos que estão sendo enviados para arquivamento. Com esse procedimento serão desocupadas 30 estantes de aço, e os microfilmes correspondentes ao volume de papel eliminado ocuparão apenas duas gavetas de um armário, uma vez que um rolo de microfilme de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 5.000 fotogramas ou cerca de 200 processos de aposentadoria.

Caso seja necessária a consulta a um processo microfilmado, a solicitação continuará a mesma pelo Sistema Gerencial de Administração de Processos (SGAP). Entretanto, em vez de ter acesso ao processo em papel, será enviada ao solicitante, por e-mail, uma cópia em PDF. Além da obtenção de espaço físico no Arquivo, o procedimento também proporciona facilidade na consulta e economia de papel, pois as cópias serão em meio eletrônico.

 

Karina Camargos Coutinho / Assessoria de Jornalismo e Redação